30 Prozent höhere Skontoquote
Klinikum Freudenstadt automatisiert Rechnungsprüfung mit HYDMedia und schafft Effizienzgewinne für alle
Das Klinikum Freudenstadt setzt seit mehr als 25 Jahren auf Systeme von Dedalus HealthCare. Mit dem Rechnungseingangs-Workflow in HYDMedia entlastet das Klinikum die Anwender, strafft seine Prozesse, schafft Transparenz und erhöht die Skontoquote merklich.
Ralf Kaufmann, Gerd Graf und Anett Hamann (v.l.n.r.), Klinikum Freudenstadt
Das Klinikum Freudenstadt setzt seit dem Jahr 2000 auf einen holistischen Digitalisierungsansatz rund um das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS von Dedalus HealthCare. Als zentrales Archiv für alle medizinischen Daten ergänzt seit 2020 das Enterprise Content Managementsystem HYDMedia die IT-Landschaft. Im selben Jahr etablierte das Klinikum auch einen digitalen Rechnungseingangs-Workflow – mit weitreichenden Folgen für Effizienz und Transparenz in der Finanzbuchhaltung.
Pflicht zur elektronischen Rechnung
Anstoß für die Einführung des Rechnungseingangs-Workflows war die gesetzliche Pflicht zur Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnungen. Zugleich bot das Projekt die Chance, einen bis dahin stark papierbasierten, zeitaufwendigen und wenig transparenten Prozess grundlegend zu modernisieren. „Vorher kursierten die Papierrechnungen zwischen den einzelnen Abteilungen zur Freigabe. Das war intransparent und führte zu Zeitverzögerungen, weshalb wir häufig die Skontofrist nicht einhalten konnten“, erinnert sich Gerd Graf, Abteilungsleiter Finanzbuchhaltung/Controlling. Der neue digitale Prozess sollte diese Schwachstellen gezielt beheben.
Neuer Workflow, höhere Effizienz
Mit dem neuen Workflow werden Rechnungen heute weitgehend digital und automatisiert verarbeitet. Eingehende Papierrechnungen werden vom Scandienstleister Heydt digitalisiert, PDF-Rechnungen aus einem separaten Postfach ebenfalls verwaltet – beides wird an den Eingangsserver der Klinik übertragen. Die Finanzbuchhaltung ordnet die Rechnungen anschließend dem jeweils zuständigen Fachbereich zur sachlichen Prüfung zu.
Zur Wahrung des Vier-Augen-Prinzips leitet das System die Rechnung nach der sachlichen Prüfung an den zuständigen Abteilungsleiter weiter. FI-Rechnungen ohne Bestellbezug können direkt freigegeben und in den Zahlungslauf überführt werden. MaWi-Rechnungen hingegen werden im Rechnungseingangsbuch elektronisch mit dem Lieferschein abgeglichen, freigegeben und anschließend per Rechnungsimport in ORBIS verbucht, bevor sie an die Finanzbuchhaltung gelangen. Übersteigt eine Rechnung die Wertgrenze von 3.000 Euro, sind zusätzlich Prüfung und Freigabe durch die Geschäftsleitung erforderlich.
Vollautomatisierung als Königsdisziplin
Ein wesentlicher Vorteil des neuen Workflows liegt in der deutlich höheren Geschwindigkeit. „Da Rechnungen mit dem Rechnungseingangs-Workflow zum größten Teil nicht mehr manuell gebucht werden müssen, konnten wir den Freigabeprozess von zuvor drei bis vier Tagen auf bestenfalls einen Tag verkürzen“, sagt Anett Hamann aus dem Zentraleinkauf. Die Mitarbeitenden erfassen vor allem den Lieferschein und laden die Daten ins Rechnungseingangsbuch. Dort wird die Rechnung manuell dem Lieferschein zugeordnet und anschließend über den Rechnungsimport in ORBIS integriert.
Besonders effizient ist der Prozess bei sogenannten Dunkelbuchungen. Dabei prüft das System automatisch alle relevanten Daten, etwa Stückzahlen, Preise, Referenznummern und Gesamtvolumen. Stimmen Rechnung und Lieferschein vollständig überein, wird die Rechnung ohne manuelle Prüfung direkt in den Rechnungsimport übergeben. Auch hier bleibt die Wertgrenze bestehen: Bei Beträgen über 3.000 Euro ist weiterhin die Freigabe der Geschäftsführung erforderlich. Nach dem Import werden die Rechnungen verbucht und der Finanzbuchhaltung zur Zahlung übergeben.
Voraussetzung für diesen automatisierten Prozess ist eine sorgfältige Pflege der Stammdaten. „Zeit, die ich mir in der Rechnungsprüfung erspare, muss ich vorher in die Qualität der Stammdaten investiert haben“, betont Hamann, deren Abteilung diese Aufgabe verantwortet.
Transparenz und spürbarer Mehrwert
Der digitale Workflow bringt dem Klinikum handfeste Vorteile. „Wir können den Status jeder Rechnung jederzeit transparent nachvollziehen, ältere Belege lassen sich schnell wiederfinden und nach Kreditoren oder Beträgen filtern. Das hilft uns beispielsweise im Garantiefall“, sagt Dipl.-Ing. (FH) Ralf Kaufmann, Leiter der IT-Abteilung. Mitarbeiter im Zentraleinkauf profitieren von der deutlich komfortableren Bearbeitung in der Listenansicht statt mit unhandlichen Papiermappen.
Den stärksten wirtschaftlichen Effekt erzielt das Klinikum beim Skonto: „Unsere Skontoquote stieg von rund 60 auf 90 Prozent. Fast allein dadurch refinanziert sich dieser Workflow bereits“, resümiert Gerd Graf.
Einführung mit Bedacht
Die Umstellung verlief schrittweise: Abteilung für Abteilung wurde geschult, Probeläufe sicherten die Qualität. Eine wesentliche Herausforderung war das Berechtigungskonzept – die klare Zuweisung von Rollen und Zugriffsrechten im System. Gelöst wurde dies über die bestehende Benutzer- und Rechtestruktur in ORBIS, auf der HYDMedia direkt aufbaut. Über verknüpfte E-Mail-Postfächer erhalten zuständige Mitarbeitende automatisch eine Benachrichtigung, sobald eine Rechnung zur Prüfung bereitsteht – und gelangen per Klick direkt in den Rechnungseingang.
Dedalus DIREKT – unser Kundenmagazin
Monique Bliesener
Krankenhäuser Landkreis Freudenstadt« Unserem holistischen Ansatz folgend haben wir im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes viele neue Module von Dedalus HealthCare beschafft. »
Gerd Graf
Klinikum Freudenstadt« Mit dem Rechnungseingangs-Workflow konnten wir die Skontoquote von etwa 60 auf 90 Prozent steigern. »
Anett Hamann
Klinikum Freudenstadt« Mit dem Rechnungseingangs-Workflow können wir den Freigabeprozess von drei bis vier Tagen auf einen verkürzen. »
Ralf Kaufmann
Klinikum Freudenstadt« Heute ist HYDMedia das zentrale und führende System für alle medizinischen Daten zur revisionssicheren Langzeitarchivierung. Künftig wird es auch unser Tor nach außen. »