LE NUMÉRIQUE : L’AVENIR DU CONTROLLING MÉDICAL
Groupe de Santé AGAPLESION – Allemagne
AGAPLESION cherche à mettre en place dans ses établissements une stratégie claire de standardisation et de numérisation, dont l’objectif final est un fonctionnement entièrement « zéro-papier ». Les solutions de Dedalus HealthCare, dont notamment HYDMedia, jouent un rôle central dans cette stratégie.
« Nous numérisons désormais en grande partie les documents apportés par les patients, et semblons être sur la bonne voie », déclare Markus Geck, Directeur des systèmes d’information cliniques d’AGAPLESION. La solution d’Enterprise Content Management (ECM) HYDMedia est l’une des pierres angulaires de cette stratégie. Après une phase pilote réussie à Hambourg, la solution a été déployée dans l’ensemble des sites d’AGAPLESION.
« L’intégration complète avec notre système d’information hospitalier (le SIH ORBIS), et avec notre portail de services médicaux, est à nos yeux le plus grand atout de cette solution. », poursuit Geck. En outre, la solution permet de disposer, grâce au « MDK Monitor » (MDKM), d’un environnement dédié au traitement continu des demandes de services médicaux. « Au vu des exigences de la réforme des services médicaux (loi « MDK ») et de ses dispositions relatives aux mécanismes de contrôle et aux différents taux et majorations, il est extrêmement important de disposer, au sein du système d’archivage, de documents précis sur un cas donné, afin qu’un auditeur puisse bien comprendre et retracer le codage et la facturation », explique Sebastian Karl, responsable de l’équipe ORBIS Medizincontrolling. « Cela devra, à l’avenir, être possible en quelques clics ».
Quatre systèmes en un
AGAPLESION disposait à l’origine dans ses structures de quatre systèmes distincts, qui ont ensuite été fusionnés en une seule plate-forme : HYDMedia. « Le transfert de données se déroulait en permanence en arrière-plan, grâce à des requêtes, pour chacun des établissements. Le processus, pour nos 14 hôpitaux et nos 19 sites, a duré plusieurs mois. Il a été très exhaustif, et s’est déroulé sans accroc et avec succès », explique Ralf Kahlert, membre de l’équipe ORBIS ayant réalisé le lancement.
L’un des défis liés à la migration a été celui de l’indexation uniforme des formulaires pour l’ensemble du groupe hospitalier. L’attribution de documents qui n’avaient pas été clairement définis a également représenté un défi. « Nous avons cependant pu résoudre ce dernier point grâce au système de clearing dans HYDMedia”, explique Markus Geck. « Nous avons reçu une liste de documents qui n’avaient pu être attribués, et nous avons ensuite traité ces documents manuellement, de manière ciblée ».
Le système et le SIH sont tous deux hébergés dans un centre de données du prestataire de services. AGAPLESION était l’un des premiers groupes hospitaliers à utiliser le service Advanced Managed Services (AMS). « Cela nous permet d’économiser en ressources humaines et de pouvoir éviter le développement d’un savoir-faire spécifique », explique Markus Geck au sujet des avantages de ces services.
HYDMedia joue un rôle capital dans la gestion des données d’AGAPLESION, et gagnera encore en importance à l’avenir, comme l’explique le Directeur des systèmes d’information : « Nous continuons notre parcours vers la un fonctionnement numérique : au-delà des documents des dossiers patient, nous souhaitons numériser l’ensemble de nos documents commerciaux et relatifs aux contrats et marchés. Nous souhaitons, par exemple, utiliser un workflow pour établir une cartographie numérique de l’ensemble des activités de comptabilité.