Operationen sind mehr als ein Termin
OP-Planung neu gedacht: Warum Kommunikation der entscheidende Faktor ist
Operationen gehören zu den teuersten und zugleich kritischsten Prozessen im Krankenhaus. Kein anderer Bereich bindet vergleichbar viele Ressourcen: hochspezialisierte Mitarbeiter, kostenintensive OP-Säle, komplexe Technik, Sterilisationsgut, stationäre Kapazitäten und eine sorgfältige Patientenvorbereitung und -aufklärung. Gleichzeitig ist der OP einer der wichtigsten Erlöstreiber – Ausfälle, Verschiebungen oder ineffiziente Abläufe wirken sich unmittelbar finanziell aus.
Dieser wirtschaftliche Druck trifft auf eine zunehmende Ressourcenknappheit. OP-Säle sind hoch ausgelastet, qualifizierte Operateure und Pflegekräfte begrenzt verfügbar, Sterilgut muss punktgenau bereitstehen und präoperative Prozesse müssen fehlerfrei funktionieren. Jeder Bruch im Ablauf erzeugt Aufwand, Unsicherheit und Kosten.
Für Dedalus ist deshalb klar: OP-Planung darf nicht bei der Belegung eines Saals enden. Sie muss den gesamten Prozess rund um den Patienten sichtbar machen, koordinieren und transparent kommunizieren. Genau hier setzt der ORBIS U Planungsassistent an, der im Pilotstatus in einigen Kliniken in Deutschland im Einsatz ist.
Der Patient als Ausgangspunkt der Planung
Aus Dedalus-Sicht beginnt gute OP-Planung bei den Patienten. Denn sie sind im Sinne der eigentlichen Aufgabe der zentrale Punkt – und einer, bei dem die gesamte Operation immer ausfallen muss, wenn der Patient und relevante Mittel für die OP nicht zur Verfügung stehen. Eine Operation ist in eine Abfolge von Terminen und Maßnahmen eingebettet, die voneinander abhängen. „Der Patient bekommt ja nicht nur einen OP-Termin, sondern es gibt eine ganze Kette an weiteren Untersuchungen und Ressourcen, die vom OP-Termin abhängen“, sagt Simone Laufer, Head of Country Productmanagement ORBIS DACH bei Dedalus.
Dazu gehören unter anderem die präoperative Vorbereitung, die stationäre Aufnahme, die OP-Durchführung mit vorhergehender Freigabe durch Anästhesie und Chirurgie sowie begleitende postoperative Maßnahmen. In der Praxis werden diese Schritte häufig unabhängig voneinander geplant. „Oft muss genau abgestimmt werden, wann auf Station Kapazität frei ist, wann ein präoperativer Termin möglich ist und wie sich alle Abläufe optimal aufeinander abstimmen lassen“, beschreibt Laufer die Situation vieler Kliniken. In Kombination mit ORBIS OP führt der ORBIS U Planungsassistent diese Perspektiven zusammen.
Der ORBIS U Planungsassistent richtet sich an elektive Eingriffe. Dort entfaltet er seinen größten Nutzen: in der vorausschauenden, strukturierten Planung. „Der OP-Termin ist der zentrale Anker, aber der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn alle zugehörigen Termine und Arbeitsabläufe optimal geplant sind“, sagt Laufer. Je früher diese Zusammenhänge berücksichtigt werden, desto stabiler wird der gesamte Ablauf – auch unter hohem wirtschaftlichem und organisatorischem Druck.
Transparenz statt Koordinationsaufwand
Das zentrale Merkmal des ORBIS U Planungsassistenten ist nicht ein einzelnes Feature, sondern durchgängige Transparenz und Kommunikation. Der OP-Termin und weitere Termine werden nicht isoliert betrachtet, sondern im Zusammenhang ihrer Abhängigkeiten geplant und geprüft.
Änderungen bleiben nicht folgenlos. „Wenn ein Termin verschoben wird, prüft das System automatisch, ob dadurch zeitliche Regeln zwischen den Elementen der Planungskette verletzt werden oder andere Termine kollidieren“, erklärt Laufer. Planung wird nachvollziehbar und belastbar – permanente Rückfragen oder manuelle Kontrollschleifen werden auf ein Minimum reduziert.
Gerade im OP-Umfeld, wo viele Berufsgruppen beteiligt sind, ersetzt diese Transparenz einen Großteil klassischer Abstimmung per Telefon oder E-Mail.
Sterilisation als kritische Ressource
Ein entscheidender Teil dieser Transparenz betrifft den OP-relevanten Bereich der Sterilisation. Verfügbare und steril aufgearbeitete OP-Siebe sind zwingende Voraussetzung für jede Operation und zugleich eine begrenzte Ressource. „Wenn kein passendes Sieb verfügbar ist, kann die OP nicht stattfinden“, sagt Simone Laufer.
In vielen Kliniken wird diese Abhängigkeit erst im späten Planungsstadium deutlich. Die Schnittstelle zwischen ORBIS OP und der Sterilisationssoftware sorgt dafür, dass der Status solcher kritischen Ressourcen bereits vor dem Eingriff transparent ist. So erkennt die OP-Koordination frühzeitig, ob alle benötigten OP-Siebe verfügbar sind – und kann dadurch kurzfristige Verschiebungen, Unsicherheit und zusätzlichen Koordinationsaufwand gezielt vermeiden.
Aufklärung als Teil des OP-Prozesses
Ähnlich verhält es sich mit der Patientenaufklärung. Sie ist rechtlich zwingend und medizinisch unverzichtbar, wird im Alltag jedoch häufig als separater Prozess behandelt. „Ohne Aufklärung des Patienten darf keine OP stattfinden“, bringt es Laufer auf den Punkt.
Dedalus verfolgt den Anspruch, auch diesen Schritt fest und integriert in den OP-nahen Workflow einzubetten. Die Verknüpfung von Eingriff und passenden Aufklärungsbögen des eConsentPro-Systems von Thieme Compliance sorgt dafür, dass die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit beim Patienten und beim Arzt-Patientengespräch verfügbar sind. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft Sicherheit für alle Beteiligten.
OP-Planung als Kommunikationsplattform
Aus Dedalus-Sicht ist moderne OP-Planung vor allem eines: eine Plattform für Kommunikation. Sie verbindet die einzelnen Prozessschritte – von Patientenaufklärung, präoperativen Terminen über Ressourcen- und Saalplanung bis hin zu OP-Durchführung und Nachsorge – zu einem gemeinsamen durchgängigen, transparenten Workflow für alle Beteiligten.
Oder, wie Simone Laufer es zusammenfasst: „Es geht nicht nur darum, Termine zu planen, sondern darum, den gesamten Behandlungsablauf nachvollziehbar zu steuern.“
Die Erfahrung bei Pilotkunden hat gezeigt, wie komplex die Prozesse rund um die OP-Planung sind. Lassen sich Eingriffe in einer Sportklinik noch relativ gut vorausplanen, sieht es in Akuthäusern schon anders aus. Wenn Notfälle hinzukommen – oder dazwischen –, wird es mit der Planung aller Termine und Ressourcen schwierig.
Die Lösung liegt im tiefen Verständnis dieser Aspekte. Der Kenntnis der Zusammenhänge. Den Erfahrungen aus der Praxis. Von daher ist erfolgreiche OP-Planung eher ein Weg als ein bereits erreichtes Ziel.
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Simone Laufer
Head of Country Productmanagement ORBIS DACH« Es geht nicht nur darum, Termine zu planen, sondern darum, den gesamten Behandlungsablauf nachvollziehbar zu steuern. »