Brücke zwischen Klinik und Patient
Patient XCare Suite vereinfacht Prozesse von der Terminvereinbarung bis zum Überleitungsmanagement
Die Patient XCare Suite von Dedalus HealthCare nimmt Fahrt auf: Nach intensiver Entwicklungsarbeit sind mittlerweile alle Muss- und viele Kann-Kriterien nach dem Krankenhauszukunftsgesetz erfüllt und werden schrittweise bei den Kunden implementiert. Ein Blick auf den aktuellen Stand zeigt beachtliche Fortschritte bei der digitalen Transformation der Patientenbetreuung.
Erfolgreiche Umsetzung der Kernfunktionalitäten
Seit Ende 2024 ist die Kernfunktionalität der Patient XCare Suite bereit für den produktiven Einsatz. „Wir starten bei der Implementierung zunächst mit dem Aufnahmemanagement und integrieren dann schrittweise das Behandlungsmanagement mit zum Beispiel den wichtigen Patiententagebüchern und der Patientenaufklärung“, erklärt Larissa Katzschke, Sales Consultant für eHealth und Integrated Care bei Dedalus HealthCare, das Vorgehen. Aktuell setzen bereits 50 Kunden das Patientenportal im Produktivbetrieb ein. Einige Kunden haben bereits erfolgreiche Prüfungen nach KHZG und Fördermittelrichtlinie durch unabhängige Berater durchführen lassen.
Besonders erfreulich: Viele der ursprünglich als Kann-Kriterien definierten Funktionen sind bereits verfügbar. Die CheckIn-Funktion beispielsweise läuft bereits seit 2019 zuverlässig, wurde aber technisch überarbeitet und an die neue Benutzeroberfläche angepasst und noch tiefer in ORBIS integriert. Auch die Vitalwerterfassung über Wearables ist implementiert. „Patienten können ihre Gesundheitsdaten direkt über Apps wie Apple Health erfassen und automatisch ins Portal übertragen lassen“, so Katzschke.
Positive Effekte dank tiefer KIS-Integration
Die tiefe Integration ins Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS bringt erhebliche Vorteile für Kliniken mit sich: Mitarbeiter benötigen keinen separaten Account im Patientenportal, sondern greifen über die gewohnten ORBIS-Module auf alle benötigten Informationen zu – von der Patientenakte bis zur Terminliste. „Durch diese nahtlose Integration wird sichergestellt, dass das bewährte Datenschutz- und Rollenrechte-Konzept durchgängig eingehalten wird, und gleichzeitig wird der Administrationsaufwand für die IT-Abteilungen erheblich reduziert“, betont Katzschke.
Ein weiterer Pluspunkt: Bei stationären Krankenhausaufenthalten können Daten und Informationen automatisch in ORBIS-Formulare übernommen werden, etwa in Anamnesebögen oder Arztbriefe. Das vermeidet Doppeldokumentationen und minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern.
Die Roadmap für die kommenden Monate ist ambitioniert: Geplant sind die Anbindung von Bedside-Terminals, eine noch tiefere Integration in die ORBIS-Fallanlage, zusätzliche Sprachversionen und die strukturierte Erfassung von Medikationsplänen mit direkter Übertragung nach ORBIS. Auch die Integration der Thieme-Aufklärungsbögen soll noch komfortabler werden. Die Synchronisierung mit dem ORBIS-Terminkalender wird ausgebaut, und die Android-App steht neben der bereits verfügbaren iOS-App vor dem Go-live. Zusätzlich arbeitet das Team an der Umsetzung des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes.
Johanniter als Kunden erster Stunde
Wie das Patientenportal konkret den Alltag in Krankenhäusern erleichtert, zeigt das Beispiel der Johanniter. Der Verbund ist seit Projektbeginn dabei. Die erste Prozessanalyse fand im September 2022 statt, im April 2023 gingen die beiden Bonner Häuser, das Johanniter-Krankenhaus und das Waldkrankenhaus, online. „Seitdem haben wir sukzessive weitere Kliniken angebunden“, berichtet Rene Schulz, Project Manager, Stabsstelle Project Management bei Johanniter HealthCare-IT Solutions. „Derzeit sind wir mit fünf Kliniken live und planen den weiteren Ausbau auf alle unsere Akut-Kliniken im Verbund.“
Im Einsatz sind derzeit die Module Online-Terminierung, erweitertes Benutzerdatenmanagement, Rollenmanagement, Überweisungsabläufe und die Care-Bridge-Anbindung. „Wir konzentrieren uns bei der Online-Terminierung momentan hauptsächlich auf den ambulanten Bereich für die Sprechstunden“, erklärt Schulz.
Die nächste Ausbaustufe umfasst den Dokumenten-Upload, die Bereitstellung von ORBIS-Dokumenten für Patienten, das Patiententagebuch und die Zuweiseranbindung. „Derzeit sind wir mit einem Krankenhaus in der erweiterten Testphase, definieren die Standards für den gesamten Johanniter-Verbund und rollen dann entsprechend aus“, so Schulz. Das Patiententagebuch und Dokumentenmanagement seien als zentrale Module bereits verfügbar und müssten lediglich aktiviert werden.
Enge Zusammenarbeit sorgt für positive Resonanz
Die Johanniter arbeiten eng mit Dedalus HealthCare zusammen. „Die technische Verantwortung liegt nach wie vor beim Projektteam von Dedalus, doch wir haben Zugriff auf die Server und können selbst Einstellungen vornehmen“, erklärt Schulz. „Bei Updates oder Wartungsarbeiten übernimmt Dedalus – und wir bekommen alle Informationen und Schulungen sehr schnell zur Verfügung gestellt.“
Die Kooperation zeigt Wirkung: Die Patient XCare Suite läuft stabil, Schulungen sorgen für eine schnelle Einarbeitung, und neue Funktionen werden zeitnah implementiert.
Die bisherigen Erfahrungen fallen überwiegend positiv aus. Eine durchgeführte Patientenbefragung und der kontinuierliche Austausch mit den Ansprechpartnern vor Ort bestätigen den Nutzen der Lösung. „Wir sehen eine deutliche Entlastung bei der Terminvergabe – weniger Anrufe in den Sprechstunden, da Patienten zeitunabhängig Termine buchen können, entweder als Anfrage oder direkt“, berichtet Schulz. Die Akzeptanz sei hoch und helfe den Mitarbeitern enorm.
Schrittweiser Ausbau geplant
Aktuell sind im Johanniter-Verbund rund 4.400 Patienten im Portal registriert. Das Portal wird vor allem von Jüngeren genutzt, während ältere Patienten oft lieber zum Telefon greifen.
Aktiv beworben wird das Angebot bislang kaum – auch, um keine falschen Erwartungen zu wecken. „Da wir erst rund die Hälfte unserer Akut-Kliniken online haben, wäre die Enttäuschung groß, wenn Patienten im Portal feststellen, dass ‚ihre‘ Klinik noch nicht angebunden ist“, so Schulz. „Wir verweisen über die Webseiten und Sekretariate auf das Portal. Sobald Patienten registriert sind, profitieren sie von Vorteilen wie der automatischen Rückübermittlung von Terminen und Terminänderungen.“
Bis Jahresende wollen die Johanniter acht Kliniken angebunden haben. Weitere Standorte folgen. Parallel laufen Überlegungen, zusätzliche Funktionen einzubinden – etwa die Videosprechstunde oder CheckIn-Terminals vor Ort, die die Aufnahmeprozesse entlasten. Auch Aufklärungsbögen sollen künftig digital bereitgestellt werden.
„Wir arbeiten Schritt für Schritt daran, unser Patientenportal auszubauen“, betont Rene Schulz. „Das Ziel ist klar: Wir wollen die Patientenversorgung effizienter und moderner gestalten – und dabei die Erfahrungen von Patienten und Mitarbeitenden gleichermaßen berücksichtigen.“
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