Digital mit Riesenschritten in Richtung medizinische Exzellenz
Medizinische Universität Cottbus schreibt Digitalisierung mit Mammutprojekt fort
Die Medizinische Universität in Cottbus ist auf dem Weg zum digitalen Leitkrankenhaus. Ein wesentlicher Schritt war die Einführung von ORBIS Nursing U, ORBIS Medication, Patientchart sowie der Mobile Edition – alles in einem Zug und binnen eines Jahres.
Mit der Ernennung zum Universitätsklinikum hat die Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem (MUL-CT) die Digitalisierung von Forschung, Lehre, Verwaltung und Patientenversorgung als strategische Priorität forciert und alle Prozesse nach digitalen Best Practices neugestaltet. Die Strategie lautet: digital vor ambulant vor stationär. Die Einrichtung will eine sektorenübergreifende digitale und patientenzentrierte Gesundheitsversorgung „aus einem Guss“ mit höchster Qualität bieten.
Ein zentrales Projekt, um diese ambitionierten Ziele zu erreichen, war DKMA, die Einführung von digitaler Kurve, Medikation und Akte. „Die Ausschreibung haben wir Anfang 2022 gestartet. Nach einer recht intensiven Markterkundung und den im Haus gesammelten fachlichen Anforderungen ist ein detailliertes Leistungsverzeichnis entstanden, nach dem wir entschieden haben“, beschreibt Lena Lehmann, Teamleiterin Competence Center KIS und Projektleiterin, den Prozess.
Alles fließt in ein System
Den Zuschlag bekam Mitte 2022 schließlich Dedalus HealthCare, das bereits seit 2012 mit dem Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS im Haus vertreten ist. „Bei der Entscheidung hat auch die tiefe Integration der neuen Systeme ins KIS eine Rolle gespielt“, sagt IT-Projektmanagerin Dörthe Claudius, „da wir in der Vergangenheit die Erfahrung machen mussten, dass eine Anbindung von Drittanbietern häufig nicht problemlos möglich ist.“
Die Verantwortlichen sind bis heute überzeugt vom holistischen Systemansatz. „Ja, die Entscheidung war richtig, weil die Informationen nahtlos zwischen den unterschiedlichen Leistungsstellen wandern und zentral in der Patientenakte für jedermann abrufbar sind“, so Lehmann. Zudem sind die neuen ORBIS U Module teilweise intuitiv zu bedienen und werden kontinuierlich weiterentwickelt. „Wichtig für uns sind beispielsweise Themen wie Sprachsteuerung und Künstliche Intelligenz. Wir sehen ORBIS da auf einem guten Weg“, so die Team- und Projektleiterin.
Die MUL-CT startete die Einführung von digitaler Kurve, Medikation und Akte Anfang 2023 mit der Konfiguration und Installation, im Sommer begannen die Schulungen und im September ging die erste Klinik mit den neuen Systemen live. Ende des Jahres begann der Rollout und innerhalb von zwölf Monaten waren insgesamt 44 Stationen im Echtbetrieb.
Mammutprojekt aus Überzeugung
Dieses atemberaubende Tempo konnte das Projektteam dank einer langfristigen Vorbereitung anschlagen. „In Hinblick auf das KHZG hat die Medizinische Universität eine neue Abteilung etabliert, die sich ausschließlich mit Digitalisierungsprojekten und der digitalen Transformation beschäftigt. Gestartet mit fünf Personen ist sie mittlerweile 29 Mitarbeiter stark“, so Lehmann. Teil des Teams sind auch die Key-User, die sich ausschließlich um die Schulungen der Mitarbeiter – Pflegekräfte zwei und Ärzte einen kompletten Arbeitstag – sowie die Echtbetriebsbegleitung vor Ort kümmern. „Mit diesem professionellen Team ist es uns gelungen, im Projektverlauf rund 1.600 Mitarbeiter zu schulen und eine zweiwöchige Vor-Ort-Begleitung im Echtbetrieb während der Einführungsphase zu gewährleisten. Das war ein wesentlicher Erfolgsfaktor“, ist sich Sarah Johannes, verantwortlich für das Key-User-Team, sicher.
Hinter dem Projekt DKMA verbirgt sich die gleichzeitige Einführung von ORBIS Nursing U in Verbindung mit EPA Acute Care, Psychiatrie und EPA Kids, ORBIS Medication, Patientchart sowie der Mobile Edition, also ORBIS Me App, ORBIS U Frame und ORBIS Info4U. Warum dieses Mammutvorhaben? „Weil wir nicht in Modulen oder Teilprojekten denken, sondern in Arbeitsprozessen und Workflows. Will man die durchgehend digital abbilden, kann man es nicht anders machen“, sagt Lehmann. Zudem hat die MUL-CT die entsprechende Manpower, derartige Projekte zu stemmen.
Allerdings gab es zu Beginn auch seitens der Pflegekräfte und Ärzte Vorbehalte. Die hat das Projektteam durch ganz viel Kommunikation und eine detaillierte Vorbereitung schrittweise abgebaut. „Wir haben sechs bis acht Wochen vor Projektstart mit jeder einzelnen Klinik interdisziplinäre Termine gemacht, bei denen Pflegekräfte, Ärzte und Kollegen aus der IT-Abteilung die Einführung vorbereitet haben. Starke Unterstützung haben wir zudem vom Kompetenzzentrum Pflege bekommen, die die individuellen Anforderungen der einzelnen Fachabteilungen eingebracht haben“, beschreibt Claudius das Vorgehen.
Das Team: Sarah Johannes, Lena Lehmann und Dörthe Claudius, Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem (v.l.n.r.)
Reden und überzeugen
Überhaupt war Kommunikation ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg dieses Mammutprojekts. „Zu den Projektteamsitzungen waren alle Bereiche und Berufsgruppen, die in irgendeiner Form betroffen sein könnten, eingeladen. Die Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten waren weitere wichtige Ansprechpartner. Alle 14 Tage haben wir über den aktuellen Stand berichtet“, so Johannes. Sehr positiv aufgenommen wurde auch die enge Begleitung vor Ort. „Da haben die Anwender gemerkt, dass sich jemand Zeit nimmt und sie nicht mit den neuen Systemen allein gelassen werden“, betont die Key-User-Verantwortliche.
Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor waren die Schulungen. Das Projektteam hat insgesamt 18 unterschiedliche Schulungskonzepte erarbeitet, individuell für die verschiedenen Berufs- und Anwendergruppen. „Das war ein hoher Invest“, gibt Sarah Johannes zu, „was sich aber in der täglichen Arbeit auf den Stationen ausgezahlt hat. Die Mitarbeiter waren mit den Systemen vertraut und konnten damit arbeiten. In den ersten drei bis vier Tagen haben sie die Vor-Ort-Betreuung zwar noch recht intensiv in Anspruch genommen, wurden dann jedoch schnell sicher bei der Bedienung.“
Seinen Teil zum Gelingen hat auch Dedalus HealthCare beigetragen. „Da haben wir von den bewährten Einführungskonzepten profitiert, die das Unternehmen mitgebracht hat. Das war und ist eine wirklich gute Zusammenarbeit, auch weil die Kommunikation funktioniert. Die Mitarbeiter versuchen immer, eine schnelle Lösung für Probleme zu finden. Für uns ist Dedalus HealthCare ein zuverlässiger Partner, der das Projekt in hoher Qualität und innerhalb der gesetzten Fristen und des vereinbarten Budgets abgeschlossen hat“, lobt Lehmann.
Zeit fürs Wesentliche
Das unterstreicht die Tatsache, dass die MUL-CT gerade die Application Management Services (AMS) des Unternehmens für weitere fünf Jahre in Anspruch nimmt. Damit übergibt die Einrichtung die komplette ORBIS-Infrastruktur und Anwendungen in die Hände seines Dienstleisters. Der Fokus liegt dabei auf der Sicherstellung des Betriebs durch Monitoring, Patchmanagement und Changemanagement der ORBIS-Infrastruktur.
Vor allem sichert sich die Medizinische Universität mit dem Angebot hochspezialisiertes Fachwissen, mit dem ein konsistenter und zuverlässiger Betrieb des KIS gewährleistet ist. In dem Zuge stellt Dedalus HealthCare vertraglich zugesicherte Verfügbarkeits-, Security- und Compliance-Anforderungen sicher. Da der Partner auch einen erheblichen Teil des Betriebs übernimmt, verringert sich die Gefahr von Einschränkungen für das Klinikum. Nicht zuletzt schafft das Freiräume für die internen Ressourcen, die sich mehr auf die kontinuierliche Weiterentwicklung der verbleibenden IT-Landschaft sowie auf strategische Initiativen konzentrieren können.Application Management Services ist eine Dienstleistung, die im engen Austausch mit den Fachteams vor Ort geschieht. „Einmal im Monat kommen wir zu einem Austausch mit unserem Kundenberater zusammen, bei dem alle offenen Themen besprochen werden. Der informiert uns dann auch frühzeitig über anstehende Neuerungen – seien sie strategisch oder funktional –, so dass wir uns bereits im Vorfeld darauf einstellen können. Dieser Austausch hat auch dazu geführt, dass wir die einzelnen Module von ORBIS noch effektiver nutzen können“, sagt Lehmann.
Es geht weiter
Zufrieden ist man in der Medizinischen Universität Lausitz – Carl Thiem aber lang noch nicht. Deshalb ist eine zentrale Aufgabe des Competence Centers KIS, die strategische Weiterentwicklung des Systems und seiner Module zu planen. „Dabei ist unser Anspruch, alle Bausteine, die die Arbeit der Endanwender erleichtern, zeitnah einzuführen. Dazu müssen die Module aber ausgereift sein, ansonsten würden wir nur unnötigen Unmut bei den Nutzern schaffen“, so Lehmann. Im Juli lief auf einer Station der Pilotbetrieb des Closed Loops in der Medikation, also die lückenlose Dokumentation der Medikamentenanordnung und -gabe. Nach erfolgreichem Abschluss soll der Prozess dann flächendeckend eingeführt werden. „Im nächsten Schritt möchten wir schnellstmöglich in die U-Welt migrieren“, sagt Dörthe Claudius.
Gegenwärtig werden seitens der Fachbereiche viele Wünsche und Anforderungen an das KIS-Team herangetragen, etwa die Einführung von Dashboards für die Pflege, die dort einen großen Mehrwert erwarten lassen. „Wir sammeln alles und bewerten dann, was wir in welchem Zeitraum und in Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Themen anschaffen und installieren können. Am Ende sind wir aber sicher noch nicht“, freut sich Lena Lehmann auf die spannende Zukunft.
Dedalus DIREKT – unser Kundenmagazin