IT trifft auf Empathie

Mitarbeiter von IT überzeugen

„Wir müssen sicherstellen, dass die Diagnostik 30 Jahre lang nachvollziehbar ist. Das ist beispielsweise bei der Dokumentation der fetalen Herzfrequenz und der mütterlichen Wehentätigkeit mittels CTG auf Thermopapier nicht gegeben, weil das verbleicht. Deshalb haben wir uns bereits 2014 mit der Digitalisierung beschäftigt“, so Jäger. Im ersten Schritt wurden die Kurven der Kardiotokografien (CTG) mit der Lösung MIVONA von SMT digitalisiert und samt der handschriftlichen Notizen als PDF-Dokumente sicher abgelegt. So wollten die Verantwortlichen zudem die Qualitätssicherung vereinfachen und den Einstieg in die weitere Digitalisierung finden.

Nun ist die Geburtshilfe weit weg von der IT, weil sie emotional ist, Empathie erfordert und sich aufgrund der Dynamik des Geburtsprozesses schwer in einem System abbilden lässt. „Eine Geburt verläuft mal schnell, mal langsam. Ich benötige jedoch immer alle relevanten Informationen. Zudem muss sich die IT in den vulnerablen Prozess einbringen, ohne die Philosophie der Geburtshilfe zu stören. Das hat sich als kompliziert herausgestellt“, beschreibt Jäger die Herausforderungen bei der Digitalisierung ihrer Fachrichtung.

Hinzu kommt auch hier der Faktor Mensch. Die Mitarbeiter mussten sich für die IT-Nutzung öffnen und sie als Chance statt als Herausforderung sehen. „Wenn ich mehrmals hintereinander eine gute Erfahrung damit gemacht habe, gewinne ich langsam Vertrauen in das System und kann es auch effektiv nutzen“, hat die leitende Hebamme beobachtet. „Dazu braucht es Partner, die die Anforderungen der Anwender verstehen und sie in der Software umsetzen.“

Sie hat darauf gesetzt, dass sich die Kollegen vor dem Echtstart langsam an das System gewöhnen und die Vorteile zu schätzen lernen. Bis es so weit war, verging aber einige Zeit, die die Toleranz der Verantwortlichen forderte. „Wir mussten akzeptieren, dass die IT nicht mit offenen Armen aufgenommen wurde, dass auf sie geschimpft und die vermeintlich guten alten Zeiten zurückgesehnt wurden. Aber das AddOn wurde genutzt, und ich konnte jeden Tag aufs Neue die Vorteile aufzeigen. So haben wir nach und nach die Akzeptanz geschaffen, die wir für ein effektives Arbeiten benötigen“, erläutert Jäger den Prozess.

Abgerundet wird die elektronische Dokumentation in der Klinik für Gynäkologie und Geburtshilfe seit April 2025 durch die Integration von MIVONA in das ORBIS AddOn STORCH. Zuerst haben die Unternehmen erfolgreich eine zentrale Überwachung etabliert, so dass die Anwender die fetale Herzfrequenz und die mütterliche Wehentätigkeit in jedem Raum überwachen können.

Die geburtshilfliche Dokumentation beginnt jedoch bereits sehr viel früher, nämlich beim ersten Besuch der Schwangeren in der Klinik. Dann werden die persönlichen Daten in ORBIS erfasst. Wie es weitergeht, ist dann recht unterschiedlich. „Wir haben werdende Mütter, die wir ab der achten Schwangerschaftswoche über die gesamte Schwangerschaft hinweg bis zur Geburt und auf der Wochenbettstation begleiten, andere kommen etwa sechs Wochen vor der Geburt in die Schwangerenambulanz zur Anamneseerhebung und Geburtsanmeldung. Die sehen wir dann in der Regel erst im Kreißsaal wieder“, so Jäger. Bei der Anamnese dokumentieren ihre Kollegen und sie zuerst die Daten der Schwangeren im KIS, um stets den Bezug zur Patientin herstellen zu können. Danach werden in der Krankengeschichte alle Ultraschallbefunde dokumentiert. Ab der 23. Schwangerschaftswoche etwa beginnt die eigentliche geburtshilfliche Dokumentation, dann werden auch CTG-Streifen eingebunden.

Während der gesamten Dokumentation wird die Schwangere mit dem errechneten Geburtstermin als „geplant stationäre Aufnahme“ geführt. Nach der Anamnese verlässt die Frau die Klinik und kommt im besten Fall erst zur Geburt wieder. Sobald sie zur Geburt aufgenommen wird, wird dieser Fall im KIS als stationäre Behandlung weitergeführt. Die CTGs werden mit MIVONA dokumentiert und dann automatisch in die Verlaufsdokumentation des ORBIS AddOns STORCH übernommen. „Dort können wir auch die Dokumentation von MIVONA detaillierter ausgestalten. Im AddOn dokumentieren wir dann die komplette Geburt“, beschreibt Jäger den Ablauf. Diese zentrale Dokumentation ermöglicht, dass alle einmal erhobenen Informationen zu Mutter und Kind automatisch in die nachfolgenden Formulare und Dokumente übernommen werden – sei es ein Blutzuckerschema für das Neugeborene, das Untersuchungsheft, den Entlassbrief oder die Geburtsanzeige für das Kind. „Das erspart uns viel Arbeit und schließt Übertragungsfehler aus“, so die leitende Hebamme.

Verlässlich und hilfreich

Ihre Zusammenarbeit mit Dedalus HealthCare verlief lange Zeit über Bande, nämlich getrieben von SMT. Seit Anfang dieses Jahres steht sie nun in direktem Kontakt mit dem Bonner Unternehmen. „Seitdem sind die Kommunikation und Reaktion sehr viel schneller und sehr viel detaillierter geworden“, lobt Jäger den Austausch. Außerdem könnten Anforderungen nun einfacher umgesetzt werden. „Dedalus HealthCare ist jederzeit offen für Anregungen, kommunikativ und sehr hilfsbereit. Wenn ich über ein Serviceticket ein Problem schildere, bekomme ich kurzfristig eine Rückmeldung. Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, ruft mich ein Mitarbeiter an, und wir können die auflösen.“

Dementsprechend ist Michaela Jäger sehr zufrieden mit dem ORBIS AddOn STORCH: „Mir war von Anfang an klar, dass wir damit eine hilfreiche Digitalisierung der geburtshilflichen Dokumentation hinbekommen. Dieser Eindruck hat sich bis heute bestätigt.“