Stark aufgestellt für steigende Anforderungen
Asklepios Klinik im Städtedreieck schafft mit modernem Labor-Informationssystem und Order Entry Entlastung, Transparenz und reibungslose Abläufe
Steigende Anforderungen, wachsende Dokumentationspflichten und akuter Personalmangel: Das Labor der Asklepios Klinik im Städtedreieck begegnet diesen Herausforderungen seit 2023 mit Opus::L und ix.serv – für automatisierte Prozesse und reibungslose Workflows.
Sarah Strauß, Björn Glänzer und Thekla Schupfner von Asklepios
Die Labormedizin hat in den letzten Jahren einen enormen Wandel durchlaufen. Steigende Anforderungen, neue Methoden und ein immer breiteres Leistungsspektrum treffen auf einen Umstand, der für viele Einrichtungen zur Belastungsprobe geworden ist: den Personalmangel. Es wird zunehmend schwieriger, qualifizierten Nachwuchs zu finden und den Beruf für junge Menschen attraktiv zu gestalten. „Die vor Ort arbeitenden Kollegen müssen das erhöhte Arbeitsaufkommen kompensieren. Besonders während Urlaubs- und Krankheitszeiten wird die Belastung spürbar“, erläutert Thekla Schupfner, Laborleiterin an der Asklepios Klinik im Städtedreieck (Bayern), die Folgen dieser Entwicklung.
Gleichzeitig steigen die regulatorischen Anforderungen. Das Qualitätsmanagement, Dokumentationspflichten und Zertifizierungen sorgen dafür, dass die Arbeitsprozesse im Labor immer stärker strukturiert und dokumentiert werden müssen. Umso wichtiger ist es, dass die technische Unterstützung reibungslos funktioniert.
Strategische Neuausrichtung mit System
Bereits seit vielen Jahren arbeitet das Labor in der Asklepios Klinik im Städtedreieck mit einem Labor-Informationssystem (LIS). Als der Wartungsvertrag Ende 2022 auslief, standen die Verantwortlichen vor der Frage: Wie geht es weiter? „Wir haben das als Chance gesehen, uns nach Alternativen umzuschauen“, blickt Björn Glänzer, Projektleiter Medizinische Fachsysteme bei Asklepios, zurück.
„Zusammen mit der Klinik haben wir die am Markt verfügbaren Systeme bewertet und uns dann für Opus::L entschieden – auch, weil wir das System schon aus anderen Standorten kannten.“ Ein wichtiger Aspekt war dabei die Möglichkeit, Alt- und Stammdaten problemlos zu übernehmen. Auch Qualitätssicherungsunterlagen, die aus rechtlichen Gründen langfristig verfügbar bleiben müssen, konnten migriert werden. „Das war für uns ein entscheidendes Kriterium“, so Glänzer. „Wir wollten sicherstellen, dass wir weiterhin Zugriff auf alle relevanten Unterlagen haben.“
Die damalige enge Zusammenarbeit zwischen Dedalus HealthCare und OSM, heute Dedalus Labor, erleichterte den Entscheidungsprozess zusätzlich. „Es hatte den Anschein, als ob man ein Gesamtsystem aus einer Hand bekommt – dieses Vertrauen war ausschlaggebend“, erinnert sich Glänzer.
Zentrale Strukturen für mehr Effizienz
Die Asklepios Klinik im Städtedreieck setzt auf eine zentralisierte labormedizinische Versorgung. Die Labore in Burglengenfeld und Bad Abbach ergänzen sich und übernehmen Analysen für alle vier Standorte: neben den eigenen auch Lindenlohe und Oberviechtach. Das Labor in Burglengenfeld deckt dabei die Bereiche klinische Chemie, Immunologie, Hämatologie, Gerinnung und Immunhämatologie ab.
„Wir beschäftigen sechs medizinisch-technische Laborassistenten und bearbeiten im Schnitt 130 Proben täglich – monatlich sind das rund 4.000 Proben“, berichtet Schupfner. „Wir haben eine Rufbereitschaft rund um die Uhr, aber durch die POCT-Diagnostik in der Notaufnahme sind die Rufbereitschaften nicht mehr so intensiv.“ Auch die Point-of-Care-Testings sind elektronisch gestützt. Sie laufen über Poctopus, das über Schnittstellen an Opus::L und das Krankenhaus-Informationssystem ORBIS angebunden ist. Die Messwerte gehen in Echtzeit ins KIS, was die Arbeitsabläufe erheblich optimiert.
Flexibel, mandantenfähig und vielseitig
Die Anforderungen an ein modernes Labor-Informationssystem sind vielfältig und anspruchsvoll. „Es muss flexibel administrierbar und mandantenfähig sein, um unterschiedliche Laborbereiche abdecken zu können“, erläutert Sarah Strauß, IT-Consultant für Laborsysteme bei Asklepios. „Besonders wichtig ist uns zudem die Plattformunabhängigkeit, sodass wir es auf unterschiedlichen IT-Infrastrukturen einsetzen können.“
Um den Aufwand gering zu halten, werden die Applikationen nach Möglichkeit zentralisiert und standardisiert. „Wir wollen das mit einem zentralen Team in der Fläche administrieren und supporten können“, so Glänzer. „Dieser Prozess läuft gerade asklepiosweit. Unser Ziel ist es, zum Schluss ein großes System zu haben, bei dem wir nur noch das Patch- und Update-Management aktuell halten müssen. So bleibt es für uns überschaubar.“
Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die reibungslose Integration in ORBIS – denn doppelte Dateneingaben möchte niemand. Schnittstellen sind dabei von zentraler Bedeutung: Sie bestimmen maßgeblich über den Erfolg einer IT-Lösung. Parallel zur Einführung von Opus::L haben die Kliniken ihr Anforderungsmanagement auf ix.serv umgestellt. Die Plattform ist unabhängig und kann mit jedem Informationssystem interagieren – mit einer besonders tiefen Integration in ORBIS.
Einführung mit klarer Struktur
Die Einführung von Opus::L und ix.serv erfolgte strukturiert und wurde professionell begleitet. In Bad Abbach gab es einen Kick-off vor Ort, bei dem das Projekt vorgestellt, die unterschiedlichen Umsetzungsschritte präsentiert und ein Projektplan skizziert wurde – und dieser wurde konsequent eingehalten.
„Bei einem größeren Projekt mit einer derartigen Komplexität kommt es hier und da zu kleineren Abstimmungsproblemen – das ist ganz normal“, räumt Glänzer ein. „Wir hatten aber erfahrene Mitarbeiter unseres Dienstleisters an der Seite, die das koordiniert haben. Ein bisschen Know-how haben wir auch schon selbst mitgebracht.“
Diese Einschätzung teilt auch Laborleiterin Schupfner: „Jede Umstellung hat ihre Tücken. Man vergleicht automatisch das neue mit dem alten Programm und denkt sich manchmal: Ist das jetzt umständlicher? Aber wir haben schnell gemerkt, dass Opus::L ein sehr gutes Programm ist, das uns vieles erleichtert.“ Besonders die Statistikfunktionen hebt sie hervor: „Die sind bei Opus::L hervorragend. Wir definieren einmal unsere Parameter, und die Berichte werden automatisch erstellt und verteilt.“
Reibungslose Abläufe im Alltag
Heute läuft der gesamte Workflow digital und effizient – von der Auftragserstellung über die Bearbeitung bis zur Befundübermittlung. Analysen werden von einem Arzt über das Auftragsmanagement ix.serv im KIS angefordert. Nach der Freigabe werden sie über ix.serv an das LIS übertragen. Dabei gibt es unterschiedliche Anforderungsbelege – bestimmte Anforderungen, etwa für die Rheumatologie, werden nur in Bad Abbach bearbeitet.
Im nächsten Schritt werden aus ix.serv heraus die Etiketten generiert, auf denen praktisch der gesamte Auftrag im Barcode enthalten ist: Name, Blutabnahmedatum, Probenmaterial. „So können wir überprüfen, ob alles übereinstimmt“, erklärt Schupfner. „Dann werden die Röhrchen beklebt und dem Patienten wird Blut abgenommen.“
Ein Fahrdienst bringt zweimal täglich die Proben aus den Standorten Lindenlohe und Oberviechtach ins Labor. In der Probeneingangsphase wird alles gescannt und automatisch auf die verschiedenen Geräte zur Analyse verteilt. Die Geräte erhalten ihre Aufträge vom Labor-Informationssystem, führen die Analysen durch, und die Befunde gehen zurück ins System. Nach der Validierung durch die Mitarbeiter geht der Befund automatisch über ix.serv, wird dort angezeigt und zurück in ORBIS gespielt.
Die vormittags eingegangenen Proben sind meist bis mittags ausgewertet. Proben der Nachmittagslieferung sind in der Regel bis 17 Uhr zurück beim Einweiser. Für die ist die Möglichkeit, Befunde grafisch darzustellen, ein weiteres Plus. „In ix.serv können Ärzte Verläufe modellieren und grafisch vergleichen – das erleichtert die klinische Entscheidungsfindung enorm“, betont Glänzer.
Transparenz durch Integration
Ein entscheidender Vorteil ist die enge Verzahnung aller Systeme. Wenn beispielsweise eine neue Methode oder ein neuer Analyt im Labor angelegt wird, werden die Informationen automatisch über die Stammdatenschnittstelle an ix.serv übertragen. Das reduziert das Fehlerpotenzial und vereinfacht die Arbeit erheblich. „Wir müssen Stammdaten nicht mehr manuell pflegen“, erklärt Sarah Strauß. „Alles, was an Probenart, Materialkennung oder Anforderungsmethoden hängt, wird automatisch mitgegeben. Dadurch entstehen keine Übertragungsfehler.“ Auch Patientenstammdaten werden automatisch aus dem KIS übernommen. Über die ADT-Schnittstelle stehen sie direkt in ix.serv bereit – inklusive Anforderungsbeleg.
Ein besonders intelligenter Effekt ist die Anpassbarkeit des Systems: „Man kann Regelwerke erstellen, sodass ix.serv zum Beispiel erkennt, wenn bereits etwas angefordert wurde, und hinterfragt, ob es Sinn macht, die gleiche Probe nochmal anzufordern“, erklärt die IT-Expertin. „Das unterstützt natürlich auch die Kliniker dabei, den Überblick zu behalten.“
Ein offenes Miteinander
Die Zusammenarbeit zwischen Asklepios und Dedalus Labor geht weit über eine klassische Kunden-Lieferanten-Beziehung hinaus. „Wir haben einen sehr offenen Austausch mit den Kollegen, besonders was die übergreifenden Asklepios-Projekte betrifft“, berichtet Björn Glänzer. „Alle drei Wochen haben wir zusammen mit unserem Vertriebsansprechpartner einen Jour fixe. Da geht es um laufende Projekte, offene Angebote, oder wir tauschen uns über anstehende Themen aus.“ Zusätzlich findet alle sechs Wochen ein Austausch mit der Projektkoordination zu laufenden Themen statt. Diese strukturierte Kommunikation sorgt für Transparenz und eine schnelle Problemlösung. Dementsprechend ist die Zufriedenheit hoch – sowohl mit den Systemen als auch mit dem Support.
„Die Digitalisierung ist für uns nicht Selbstzweck, sondern eine konkrete Antwort auf die Herausforderungen unserer Zeit“, fasst Laborleiterin Thekla Schupfner zusammen. „Mit Opus::L und ix.serv haben wir eine Lösung gefunden, die nicht nur unsere heutigen Anforderungen erfüllt, sondern uns auch für die Zukunft gut aufstellt.“
Thekla Schupfner
Asklepios Klinik im Städtedreieck« Die Digitalisierung ist für uns nicht Selbstzweck, sondern eine konkrete Antwort auf die Herausforderungen unserer Zeit. »
Sarah Strauß
Asklepios« Die enge Verzahnung von Opus::L und ix.serv reduziert das Fehlerpotenzial bei der Datenübertragung immens. »
Björn Glänzer
Asklepios« Wir hatten erfahrene Mitarbeiter von Dedalus Labor an unserer Seite, die das Projekt bestens koordiniert haben. »