Kommt jetzt der Durchbruch für die ePA?
Tests in Modellregionen laufen, Ausgabe an alle gesetzlich Versicherten für 2025 geplant
2025 wird ein entscheidendes Jahr für die Digitalisierung im deutschen Gesundheitswesen – und für die Krankenhäuser. Die elektronische Patientenakte (ePA) wird in den kommenden Monaten massiv an Bedeutung gewinnen. Spätestens zum Stichtag am 13. Juli müssen Krankenhäuser ePA-fähig sein, sonst drohen finanzielle Sanktionen. Das klingt nach einer klaren Ansage – doch die Realität ist komplizierter. „Die ePA wird uns alle dieses Jahr noch sehr intensiv beschäftigen“, erklärt Christian Karnatz, Country Product Manager Germany bei Dedalus HealthCare. „Wir sehen, dass die Anforderungen weit über die Technik hinausgehen – es geht um Prozesse, Dokumentation, Schulung und die Absicherung neuer Abläufe. Für ORBIS-Häuser bedeutet das: Wir stehen bereit, unsere Kunden auf diesem Weg bestmöglich zu unterstützen.“
Seit 2021 sind die gesetzlichen Krankenkassen dazu verpflichtet, ihren Versicherten eine elektronische Patientenakte anzubieten. Theoretisch hätte damit der digitale Austausch von Gesundheitsinformationen Fahrt aufnehmen sollen – doch die Praxis sah anders aus.
„Die Krankenkassen haben ihre Informationspflicht gegenüber den Versicherten in den letzten Jahren nur sehr zurückhaltend erfüllt“, sagt Karnatz. „Kaum jemand wusste überhaupt, dass es die ePA gibt, geschweige denn, dass man sie aktiv beantragen musste.“ Das Opt-in-Verfahren – also die bewusste Entscheidung für die Nutzung – erwies sich als Hürde. Technische Probleme bei der Freischaltung und in den Softwarelösungen taten ihr Übriges. Das Ergebnis: Nur rund ein Prozent der Versicherten legte eine ePA an, in der klinischen Versorgung spielte sie praktisch keine Rolle.
Opt-out als Booster für die ePA
Gesundheitsminister Karl Lauterbach zog im vergangenen Jahr die Notbremse und stellte das Verfahren auf Opt-out um: Künftig erhält jede gesetzlich versicherte Person automatisch eine ePA – es sei denn, sie widerspricht aktiv. „Diese Umstellung war längst überfällig“, so Karnatz. „Bislang haben nur etwa fünf Prozent der Versicherten widersprochen. Das zeigt, dass die Akzeptanz steigt, wenn man den Zugang erleichtert.“
Die Umstellung auf die ePA 3.0 begann bereits Anfang des Jahres mit einem wahren technischen Kraftakt. „Ab dem 15. Januar um Punkt null Uhr wurden die neuen Aktenkonten angelegt“, berichtet der Country Product Manager. Die bestehenden ePA 1.0 und 2.6 wurden abgeschaltet und mussten migriert werden. Dokumente aus den alten Akten wurden in die neuen ePA-Konten übertragen.
„Aber – und das ist ein entscheidender Punkt – diese Dokumente stehen den Leistungserbringern nicht automatisch zur Verfügung“, erklärt Karnatz. „Versicherte müssen in ihrer ePA-App aktiv freigeben, dass ihre bisherigen Dokumente weiter genutzt werden dürfen. Ohne diese Zustimmung können Ärzte die alten Dokumente nicht einsehen.“
Erste Schritte in Modellregionen
In den Modellregionen arbeitet Dedalus HealthCare eng mit den Alexianern in Münster zusammen. Bereits am 20. Januar wurden dort die technischen Funktionen bereitgestellt. „Wir haben die notwendigen Anpassungen gemeinsam mit den Einrichtungen vorgenommen und geprüft, was tatsächlich funktioniert“, berichtet Karnatz. Bis zum 10. Februar waren alle Aktenkonten in den Modellregionen angelegt, im März konnte dann der erste vollständige ePA-Prozess in einer Klinik durchgespielt werden.
Die Sicherheit der ePA ist ein sensibles Thema – nicht zuletzt nach der Kritik des Chaos Computer Clubs (CCC), der Schwachstellen öffentlich machte. „Daraufhin wurde eine Allow-List eingeführt, also eine Positivliste mit zugelassenen Leistungserbringern“, erklärt Karnatz. Wer nicht auf dieser Liste stehe, erhalte zunächst keinen Zugriff auf die ePA. Allerdings gebe es für Versicherte einen Workaround: „Man kann seinem Hausarzt oder einem anderen Behandler explizit Zugriff auf die eigene Akte erteilen, auch wenn dieser nicht auf der Allow-List steht“, erläutert er. „Das ist ein zusätzlicher Schritt, sorgt aber für mehr Sicherheit.“
Enorme Herausforderungen für die Krankenhäuser
Die gesetzliche Vorgabe ist klar: Sechs Monate nach Zulassung des ersten ePA-3.0-Systems müssen alle Krankenhäuser in Deutschland ePA-fähig sein. Der Stichtag ist der 13. Juli 2025 – das bedeutet Stress pur. „Wir gehen davon aus, dass diese Frist nicht zu halten ist“, sagt der Produkt-Manager bei Dedalus HealthCare. „Etwa 800 Krankenhäuser in Deutschland setzen ORBIS ein, und die meisten haben die ePA bislang bestenfalls lizenziert – aber nicht eingerichtet. Für ORBIS-Krankenhäuser mit bereits eingerichteter ePA 1.0 ist die technische Umstellung auf 3.0 relativ überschaubar“, räumt er ein. „Mit wenigen Konfigurationsschritten lassen sich die bestehenden Systeme an die neuen Anforderungen anpassen.“ Für Häuser, die die ePA bislang lediglich lizenziert, aber nicht eingerichtet haben, ist der Aufwand jedoch erheblich. „Die komplette Konfiguration in ORBIS ist ein echtes Brett“, warnt Karnatz. „Das ist ein umfangreiches Handbuch, das Punkt für Punkt abgearbeitet werden muss.“
Die technische Umsetzung ist nur ein Teil der Herausforderung. Mit der Einführung der ePA gehen umfangreiche Änderungen in den klinischen Prozessen einher. Es muss klar definiert werden, welche Dokumente den Patienten zur Verfügung gestellt werden und wie mit Dokumenten umgegangen wird, die aus der ePA in die Kliniksysteme gelangen. Werden relevante Vorerkrankungen in der ePA übersehen, obwohl sie dokumentiert sind, könnte das haftungsrechtlich relevant werden. „Das ist eine neue Dimension an Verantwortung“, so Karnatz.
Unterstützung notwendig
Hier bietet Dedalus mit ORBIS nicht nur die technische Plattform, sondern auch konkrete Unterstützung bei der Prozessgestaltung an. „Wir begleiten die Krankenhäuser durch Schulungen, Info-Sessions und konkrete Beratungsangebote“, erklärt der Country Product Manager. „Zudem greifen wir auf die bewährten Strukturen aus unserem Programm D4KHZG zurück, mit dem wir bereits viele Kunden effizient in die Nutzung neuer digitaler Lösungen gebracht haben.“
Angesichts der aktuellen Rahmenbedingungen hält der Country Product Manager eine Fristverlängerung für unvermeidlich. „Die Krankenhäuser können nichts für die verzögerte Bereitstellung der ePA 3.0“, betont er. „Es wäre schlicht unfair, sie dafür zu bestrafen, dass sie mit den technischen und organisatorischen Herausforderungen kämpfen, die von anderen verursacht wurden.“
Bis dahin heißt es für die Krankenhäuser: dranbleiben, Prioritäten setzen und die ePA als Teil der digitalen Zukunft verstehen. Denn eines ist sicher: Die elektronische Patientenakte wird das Gesundheitswesen langfristig verändern.