KOBA – damit nichts vergessen wird
Die psychiatrische Behandlung eines Patienten ist komplex und vielschichtig. Wer da nicht den Überblick verlieren will, bedient sich eines ProzessmanagementTools, das tief mit dem Krankenhaus-Informationssystem verbunden ist und Workflows integriert steuert.
Die Psychiatrischen Dienste Graubünden (PDGR) haben einen Versorgungsauftrag für den Kanton sowie den Nachbarkanton Glarus. Graubünden ist der flächenmäßig größte Kanton der Schweiz. Da liegen aufgrund der Topografie zwischen dem am südlichsten gelegenen Sprechstundenstützpunkt in Pontresina und der nördlichsten Tagesklinik in Glarus rund drei Stunden Fahrzeit. Bei einer derart dezentralen Struktur ist es kein Wunder, dass sich die Einrichtungen bereits früh der Digitalisierung verschrieben haben. „Seit 1998 arbeiten wir mit einem Krankenhaus-Informationssystem, kurz KIS“, sagt René Bartholet, Leiter Fachapplikationen und Innovation, „seit 2018 dann in der gesamten klinischen Versorgung voll digital – von der Terminverwaltung, Wochenplanung und Dokumentation über die Medikation und Laboranbindung bis zur Arztbriefschreibung und Korrespondenz inklusive elektronischer Signatur.“
Alles in einer Hand belassen Dabei verlassen sich die PDGR von Beginn an auf ORBIS. „Es entspricht unserer Philosophie, möglichst alles in einem System abzudecken“, betont Bartholet. Das fördere zum einen den Wiedererkennungswert für die Anwender und erleichtere die Nutzung, zum anderen mache es die Kommunikation mit dem Anbieter bei Problemen leichter. „Und nicht zuletzt haben wir mit Dedalus HealthCare einen guten Partner, der uns über die Jahre kompetent begleitet hat“, so der Fachapplikationsverantwortliche. So ist die Lösung dann über die Jahre auch gehörig gewachsen. Erst 2018 kam mit HYDMedia ein Enterprise Content-Managementsystem hinzu, das heute vorrangig als digitales Langzeitarchiv dient. „Für den laufenden Patientenbetrieb legen wir die Unterlagen im KIS ab, um einen unmittelbaren Zugriff zu gewährleisten. Danach werden sie dann ins Archiv verschoben“, erläutert Dr. Rahul Gupta, Chefarzt der Spezialpsychiatrie in der Klinik Beverin, die Speicherhierarchie. Altakten werden bei Bedarf nachdigitalisiert und dann ebenfalls im Archiv gespeichert. Unterlagen, die Patienten mitbringen, werden eingescannt. „Wir haben tatsächlich keine Papierakten mehr“, freut sich Bartholet. Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt natürlich auch die Abhängigkeit von den IT-Systemen – und deren Komplexität. Um beides beherrschbar zu machen, setzen die PDGR seit 2020 auf die Advanced Managed Services ihres IT-Partners. „Der Betrieb einer solchen Umgebung ist nicht die Kernkompetenz der Psychiatrischen Dienste“, sagt Bartholet. „Auch wenn wir mit 15 Mitarbeitern in der IT gut aufgestellt sind, freuen wir uns über die Unterstützung.“ Speziell bei Fragen der Rechtssicherheit der Archivierung wurde die gerne in Anspruch genommen. Grundsätzlich betreiben die PDGR ihre Hardware und Betriebssysteme selbst, die Sicherung und Überwachung des laufenden Betriebes sowie das Updatemanagement liegen in Partnerhänden.