Effizienz durch digitale Prozesse
Schwarzwald-Baar Klinikum meistert Hürden der Anbindung von HYDMedia an das LE-Portal
Vom Archivsystem zur Kommunikationsplattform mit dem Medizinischen Dienst – diesen Weg hat HYDMedia im Schwarzwald-Baar Klinikum Villingen-Schwenningen genommen. Heute unterstützt das System das hauseigene MD-Team effektiv bei der Beantwortung von Prüfanfragen.
Seit 2009 nutzt das Schwarzwald-Baar Klinikum das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) ORBIS flächendeckend, sowohl im administrativen als auch in den medizinischen Bereichen. Bereits zwei Jahre vorher hat das Klinikum an beiden Standorten das Enterprise Content-Managementsystem (ECM) HYDMedia als Archivsystem eingeführt. „Es ist heute ein zentraler Bestandteil unserer IT-Architektur“, hebt Dr. Simon Steiff, Medizinischer Direktor des SBK, die Bedeutung des Systems hervor. Im ECM werden alle Dokumente als PDF oder strukturierte Informationen abgelegt, sowohl die aktuellen als auch alte digitalisierte Papierkurven. Damit können die Anwender über die Patientenakte in ORBIS auf alle Unterlagen zugreifen – auf die seit 2006 in digitaler Form, auf die früheren als gescannte Akten. „Zudem fungiert HYDMedia auch als Ausfallsystem. Sollte unser KIS einmal ausfallen, können wir die digitalen Kurvenblätter auf speziellen Clients ablegen, die wir lokal auf einem Drucker ausgeben und auf den Stationen verteilen. So sichern wir die Patientenversorgung im Hause“, erläutert Dr. Steiff.
Scandienstleistung schafft Qualität
Das Scannen der Akten übernimmt seit Beginn der Heydt Verlag. „Wir haben vorher sehr gute Erfahrungen mit der Mikroverfilmung gemacht, so dass wir auch beim Digitalisieren auf die Qualität und Sicherheit des Dienstleisters setzen wollten. Die können wir mit unseren Mitarbeitern bei rund 1.000 anfallenden Akten pro Woche nicht gewährleisten“, führt der Medizinische Direktor aus. Zudem wäre es sehr kostenintensiv gewesen, allein die entsprechende Hardware zu installieren.
„Zugegeben, die Papierakten sind sehr dünn, weil wir bereits einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht haben. Bei einzelnen Workflows, etwa im OP oder Pflegeprozess, gibt es aber noch Lücken, weshalb der Heydt Verlag weiterhin Arbeit hat“, sagt Giti Nakshbandi, Referentin des medizinischen Direktors und verantwortlich für Digitalisierungsprojekte. „Wir wollen die Papierakte jedoch bis Ende des ersten Quartals 2024 abgeschafft haben.“ Dann sollen auch Einverständniserklärungen, Patientenaufklärungsbögen und ähnliches direkt auf einem mobilen Gerät unterzeichnet werden.