Klinikverbund Südwest
Digitalisierung von Papierakten in ein übergreifendes Enterprise Content Managementsystem
Papierakten gehören im Klinikverbund Südwest bald der Vergangenheit an. Das Haus setzt bereits seit 2004 auf die Lösungen von HYDMedia, um Akten zu digitalisieren. Damit ist der Zugang mehrerer Anwender zur digitalen Akte gewährleistet.
„Am neuen Standort ist kein Papierarchiv (sowohl für Patienten- als auch für Personalakten) mehr geplant.“
Anette Krießler
Klinikverbund Südwest
Die Ausgangsssituation
- Vor der Einführung des Systems wurde mit Papierakten gearbeitet
- 2004 wurde das Enterprise-Content-Management-System HYDMedia erfolgreich eingeführt
- 2021 wurde mit der Digitalisierung der Personalakte begonnen
- 2021 startete die Planung für den Rechnungsworkflow
- 2022 wurde das HYDMedia-LE-Portal eingeführt
Die Anforderungen
- Patientenakten, Kommunikationen zwischen dem Medizinischen Dienst, Rechnungseingangsworkflows und Personalakten digitalisieren
- Abschaffung der Aufbewahrung von stationären und ambulanten Patientenakten in Papierform
- Berechtigungsrollen einrichten und pflegen
- Funktionsübergreifend auf notwendige Dokumente zugreifen
Die Lösung
- Vollständige Digitalisierung sämtlicher Dokumente im Bereich Personal- und Patientenakte
- Schnellere Bearbeitung von Forderungen/Verbindlichkeiten durch den Rechnungsworkflow
- Zentrales System bzw. Archiv für alle digitalen Dokumente
- Sämtliche Abteilungen können je nach Berechtigung auf die benötigen Dokumente zugreifen
- Anbindung eines LE-Portals zur schnelleren Kommunikation zwischen dem Klinikverbund und dem Medizinischen Dienst
- Berechtigungsstruktur für die jeweiligen eingepflegten Dokumente
Die Vorteile
- Nachhaltigkeit im Klinikverbund wird realisiert
- Alle Patienten- und Personaldaten sind direkt und jederzeit bequem einsehbar
- Zeitaufwendiges Zusammenstellen der Unterlagen zur Weitergabe an den Medizinischen Dienst entfällt
- HYDMedia verwirklicht eine klinikweite schnellere Bearbeitung von Dokumenten und führt z.B. zu einer besseren Einhaltung von Fristen
- Die vorhandene Berechtigungsstruktur realisiert eine Verbesserung des Datenschutzes
- Beim Ausfall des KIS dient das HYDMedia ebenfalls als Backup
Über das Klinikum Südwest
- Der Klinikverbund Südwest versorgt jährlich ca. 80.000 stationäre und 300.000 ambulante PatientenInnen in 1.500 Planbetten
- Es gehört zu den größten kommunalen Gesundheitsversorgern im Süden Deutschlands und sichert die hochwertige medizinische Versorgung von ungefähr 550.000 Menschen in der Region
- 2021 wurden insgesamt 2,5 Millionen Dokumente digitalisiert