Un message de Francois Thireau
Nous avançons sur notre projet de changement d’ERP et entrons dans une phase importante de son déploiement : Phase de tests d’acceptation par les utilisateurs (UAT) qui se déroulera de la mi-Novembre à mi-décembre. Les responsables des groupes de travails et les utilisateurs clés ont déjà commencé à se familiariser avec l’outil par le biais de séances partagées avec nos partenaires et collègues allemands (TTT : Train de trainer session=formation des formateurs). Cette phase (UAT) permettra de valider que l’outil fonctionne correctement et d’identifier les ajustements nécessaires avant sa mise en production. C’est donc à l’issue de ces séances que la décision sera prise quant à la date effective de mise en route de notre outil. Nous sommes conscients des efforts produits par beaucoup d’entre vous pour mener à bien ce grand projet. Votre engagement, est unique, exemplaire et remarquable. Rien n’est acquis et il reste encore beaucoup d’efforts, de difficultés à surmonter mais nous y parviendrons tous ensemble et pourrons enfin nous bénéficier de ce bel outil. Merci à vous.
Project Highlight
La phase de tests des nouveaux systèmes est maintenant commencée !
Cette semaine, l’équipe se concentre sur la préparation de l’environnement dédié avec les données qui seront utilisées pendant les tests. La semaine prochaine, nous lancerons les tests fonctionnels avec les utilisateurs clés qui se déroulera jusqu’au 10 décembre.
Avantages et défis
OneERP
Comme nous l’avons mentionné dans la newsletter précédente, le programme OneERP est un élément clé de la création de la fondation Dedalus Group et de la transformation du Backbone.
La France sera la première région à utiliser la nouvelle méthode de travail de Dedalus, issue du TOM (target operating model) et des processus globaux conçus par nos experts internes. Mais qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Plongeons-y plus profondément.
Travailler sur différents systèmes et processus est un problème aigu qui nous affecte en France dans notre travail quotidien. Le OneERP contribuera à réduire ce problème, à optimiser nos efforts et à accroître la collaboration entre nous.
Pour Sales, par exemple, Pros servira de catalogue de produits qui sera utilisé pour créer des devis complexes prenant en compte la sélection de différents produits et les conditions particulières du client. Et Dynamics CRM centralisera les données clients et automatisera les flux d’approbation des opportunités.
Pour Order Fulfillment, nous disposerons enfin d’une plateforme unique pour gérer les contrats clients – à la fois les contrats de mise en œuvre et de maintenance des projets, la planification des revenus et la programmation des ressources de mise en œuvre des projets. Les contrats seront également intégrés au processus de facturation, ce qui permettra une plus grande précision et un meilleur contrôle de la reconnaissance des revenus. Ceci autant en interne qu’avec les clients.
Finance et Procurement réduiront la complexité des process en utilisant un seul outil pour gérer les coûts, les recettes, la clôture du mois, les demandes d’achat et les commandes.
Et le service After Sales, avec ServiceNow, sera en mesure de gérer les accords sur le niveau de service en temps réel, d’améliorer l’efficacité du traitement des plaintes en réduisant les points de contact pour la clôture des dossiers et, enfin, d’améliorer les solutions en libre-service pour les clients en créant une base de connaissances solide.
Pour nous tous, le fait de disposer d’une application d’entreprise globale réduira également l’effort de formation d’un nouveau collaborateur et rendra son intégration plus confortable.
L’introduction de nouveaux outils et de nouveaux processus. n’est pas toujours facile et demande un travail exigeant et une capacité d’adaptation Nous devrons faire preuve de patience, surtout dans les premiers mois suivant la mise en service. S’habituer à un nouvel outil et à un nouveau processus peut nous ralentir au début, mais n’oubliez pas qu’il s’agit d’une première étape pour obtenir tous les avantages mentionnés.
Plus que cela, nous devrons travailler en équipe et nous entraider sur la courbe d’apprentissage.
Notre approche de la formation est divisée en deux groupes :
UTILISATEURS CLÉS – UTILISATEURS FINAUX
Utilisateurs clés
Les utilisateurs clés sont des employés qui ont une grande expertise dans leur domaine, dans l’entreprise et qui comprennent parfaitement l’impact que les nouveaux processus auront sur l’entreprise. Les utilisateurs clés sont formés en participant à de multiples activités, notamment :
- Participation à la discussion et à la résolution des besoins régionaux.
- Session d’essai avec le partenaire de mise en œuvre (“formation du formateur”)
- Tests fonctionnels
Vous pouvez trouver une liste des utilisateurs clés de votre région ici
Utilisateurs finaux
Les utilisateurs finaux sont tous les employés qui devront utiliser l’outil et/ou le nouveau processus pour effectuer leurs activités quotidiennes. Pour vous préparer à accomplir vos tâches dans le nouvel outil, vous pourrez compter sur :
FORMATION DE BASE – EN LIGNE
– Une formation de base via un outil en ligne, où vous apprendrez à naviguer dans le système et recevrez des instructions sur les processus.
– La mise en œuvre de l’outil de formation et la création du contenu sont gérées par une équipe centrale et tout le matériel sera disponible en français.
– Dans l’outil d’apprentissage, vous trouverez également votre programme de formation individuel qui est en cours d’élaboration en fonction de votre ou vos rôles.
FORMATION LOCALE – EN DIRECT
– Après avoir appris les bases du nouveau système et des processus, des sessions locales seront programmées selon les besoins pour permettre la pratique et clarifier les questions.
– Ces sessions seront organisées après la fin de l’UAT et la mise à disposition du système à tous les utilisateurs.
Organisation du support
Nous sommes en train de mettre en place un modèle de service global pour les utilisateurs finaux basés sur notre modèle opérationnel cible et conforme à ITIL. Ce modèle sera applicable àtous les utilisateurs finaux et à toutes les applications d’entreprise, y compris celles qui seront déployées avec OneERP.
Cela signifie que vous pourrez ouvrir un ticket en ligne et que ce ticket sera envoyé à l’équipe appropriée, en fonction du type de la demande et de la priorité.
L’organisation de l’assistance est constituée d’un service d’assistance externalisé, de ressources informatiques internes et de consultants externes (par exemple, Avanade).
Néanmoins, et surtout pendant la phase d’hypercare (de 3 mois après la mise en service), nous compterons également sur les responsables du chantier OneERP et les utilisateurs clés pour fournir un support fonctionnel local avant d’ouvrir un ticket.
Compter sur le soutien de l’équipe de projet fait partie de la courbe d’apprentissage d’un nouveau système et c’est là que nous commenceront à différencier les doutes fonctionnels des incidents, problèmes et demandes de changement techniques.
Cette étape est nécessaire pour accélérer la résolution des tickets et trier les tickets qui nécessitent réellement une assistance technique.
Nous vous donnerons plus d’informations dans la prochaine newsletter.
Appel à l’action
Comme nous continuons à tester le système, à migrer les données des anciens systèmes vers le nouveau et à préparer l’UAT et la formation des utilisateurs finaux, nous vous demandons de vous familiariser autant que possible avec les nouveaux processus.
Comment ?
Communiquer avec les responsables locaux du volet de travail:
Familiarisez-vous avec la liste de vos utilisateurs clés locaux ici
Passez en revue la documentation existante sur la fondation Backbone, le TOM et OneERP :
- Order Generation – Patricia Martinelli
- Key User – Valdir Silva Junior
- Order Fulfillment – Camila Moreira
- Master Data – Juliana Martinho & Carol Araujo
- After Sales – Camila Moreira
- Purchasing – Cintia Ferreira
- QARA – Cintia Ferreira
- Finance & Controlling – Andressa NagI
- Marcom – Patricia Martinelli
- Managed SVC – Camila Moreira
- R&D – Manoel Siqueira